Valorizzare le gap

Mi riferisco alla attività di identificazione delle differenze fra prodotto offerto e necessità espresse, eseguita durante l'analisi di software cosìdetti "verticali".

Sono applicativi che in buona parte hanno notevoli analogie con i processi interni alla società, perchè sviluppati su specifiche di clienti che operano nello stesso settore e con analisti che provengono dal business.

Quando si organizzano delle "demo" difficilmente si riesce a focalizzare tutte le piccole differenze che esistono fra la propria modalità di operare e quella del software sotto analisi.

Ci sono due modi per risolvere il problema, più un terzo che è una non-soluzione.

Il primo è adattarsi ai flussi di processo proposti. I software più evoluti permettono di "cablare" anche la modalità di esecuzione dei processi, ma fino ad un certo punto.

Se si valuta che la situazione è tale da risultare accettabile "adattarsi", allora lo sforzo e i tempi per andare a regime e la stabilità del software ne beneficeranno notevolmente. Si godranno i benefici in tempi brevi.

Il secondo approccio, purtoppo è il più diffuso ed è letale. Consiste nell'affrontare le "differenze" man mano che vengono in evidenza. Tipicamente questo avviene durante le fasi di training, test e addirittura in produzione. Ammesso che si riesca ad uscirne "vivi", il prezzo pagato sarà altissimo.

Infine l'approccio consapevole: Le gap non sono un intralcio! Sono un patrimonio aziendale che qualche volta caratterizza l'azienda sul mercato, rispetto alla concorrenza.
Valutare seriamente se e quando si può rinunciarci e quando no.

Io ho provato a classificare il tipo di gap incontrate nell'analisi di vari "pacchetti" che affrontano le problematiche dei Trasporti Marittimi.

Legale, normativo	Es.: I software progettati fuori Italia, spesso sottovalutano le problematiche IVA in fatturazione e i Cespiti. Le gap di questo tipo vanno sempre appianate, per ovvi motivi di conformità.
Funzionalità/Moduli	Il software mette a disposizione un portafoglio di funzioni. Confrontare e verificare quelle in eccedenza (sono un serbatoio per il futuro ma anche un appesantimento non necessario) e quelle mancanti, da aggiungere secondo piani prestabiliti.
Personalizzazioni Aziendali	Con questo termine intendo evidenziare che all'interno di un modulo funzionale, possono esserci modalità di esecuzione delle attività diverse. Non basta verificare che il software gestisce, per esempio, i trasporti terrestri, o la fatturazione, bisogna identificare le modalità con cui le gestisce e valutare caso per caso.
Data Entry/Reportistica	Sono quelle modifiche che incidono sulla presentazione dei dati a video e su carta. Tralasciando i "vezzi" ai quali qualche key-user non vuole rinunciare, è importante valutare se esistono Layout particolari a cui il mercato locale è abituato, o sui quali la direzione aziendale è focalizzata, se sono possibili semplificazioni nei forms di input, o presentazioni di report più efficaci.

La mia esperienza - parte 4

Costa Container Lines
Anni 2004 - in corso

Con l'inizio della mia collaborazione in CCL, mi venivo a trovare, improvvisamente, in una situazione opposta rispetto a quanto avevo appena vissuto in Italia di Navigazione. Passavo da un'azienda che veniva venduta ad una che stava comprando. Costa Container Lines aveva infatti appena ratificato l'acccordo per l'aquisizione di Grandi Traghetti Gilnavi dalla Grimaldi Holding.

L'esperienza "subita" nel periodo di passaggio delle consegne da Italia Navigazione a CP Ships, era un chiaro esempio di mancanza di ascolto del nuovo management, di sistematico disinteresse per le esperienze e competenze maturate, di atteggiamento di arroganza professionale e difesa di un potere.
Credo che tutto questo mi abbia permesso di evitare qualche errore, dedicando, spero, la giusta attenzione all'integrazione delle forze umane a disposizione, e ad una valutazione il più possibile oggettiva degli strumenti a disposizione.

Evidentemente il nucleo principale è stato lavorare intorno alla integrazione dei flussi informativi di due differenti strutture organizzative (sistemi - reti – applicazioni – standard) pianificando le attività e differenziando le scelte in modo da non penalizzare la produttività e favorire l'emergere delle migliori risorse.
Aggiungo che la struttura di CCL, caratterizzata da un numero consistente di agenzie marittime controllate direttamente richiedeva anche una decisa politica di Standardizzazione delle pratiche ICT in ognuna delle organizzazioni controllate.

Infine, per guardare al futuro, è stata avviata da subito una profonda analisi delle offerte off-the-shelf del mercato ITC e parallelamente una valutazione del make-or-buy.

Un lavoro molto analitico e zelante che ha portato a una più che discreta conoscenza dei migliori pacchetti verticali offerti dal mercato per le aziende di trasporto marittimo.
Ad una crescita della consapevolezza di qual è l’impatto Organizzativo dovuto all'introduzione di un software centralizzato con architettura web-based.
Ad una parallela presa di coscienza del Valore delle Gap, come patrimonio aziendale, da non disperdere in un software "pronto all'uso".
Ad una accurata e pragmatica valutazione dei costi/benefici.