Per ogni cosa c'è il suo momento

Trovo estremamente antipatico parlare di "gestione del tempo". E' qualcosa che istintivamente mi fa pensare all'alienazione dell'uomo ed a una cinica aridità interiore.

Mi viene subito in mente il proverbio africano: "Voi aveve l'orologio, noi abbiamo il tempo!" Ed è proprio così. Eppure il problema, nell'attività lavorativa di un CIO, così come in quella di chi copre ruoli di coordinamento, esiste ed è da affrontare seriamente.

In verità in tutti i corsi e seminari sull'argomento, la maggior parte delle considerazioni rientrano in una sfera che si potrebbe definire del "buon senso". Nonostante questo focalizzare alcune tecniche può essere utile.

Mauro Lupis'Blog esprime un concetto, in un suo post sull'argomento, che mi sembra possa rappresentare il miglior punto di partenza.

il tempo "è il regalo più bello che riceviamo all'alba di ogni nuovo giorno: 24 ore di vita! E questo bene, sempre più prezioso e sotto una continua e crescente pressione, va difeso, organizzato, pianificato."

Mi piace aggiungere un altro spunto che possa fare da pilastro al parlare sul tempo.

Per ogni cosa c'è il suo momento, il suo tempo per ogni faccenda sotto il cielo.
C'è un tempo per nascere e un tempo per morire,
un tempo per piantare e un tempo per sradicare le piante.
Un tempo per uccidere e un tempo per guarire,
un tempo per demolire e un tempo per costruire.
Un tempo per piangere e un tempo per ridere,
un tempo per gemere e un tempo per ballare.
Un tempo per gettare sassi e un tempo per raccoglierli,
un tempo per abbracciare e un tempo per astenersi dagli abbracci.
Un tempo per cercare e un tempo per perdere,
un tempo per serbare e un tempo per buttar via.
Un tempo per stracciare e un tempo per cucire,
un tempo per tacere e un tempo per parlare.
Un tempo per amare e un tempo per odiare,
un tempo per la guerra e un tempo per la pace.

(Ecclesiaste 3)

Focalizzando le attività lavorative e volendo semplificare al massimo si possono prender in considerazione due parametri:

Importanza e Urgenza.

Sembrano due paroline buttate lì, ma se uno ci riflette, si rende conto che le due cose non coincidono affatto.

Intanto la definizione di importante e urgenza va referenziata correttamente in base al contesto.

"Riparare una stampante è importante?" In assoluto viene da rispondere No. Cos'è una stampante ferma di fronte alla criticità di un Server malfunzionante? Ma se le stampe non emesse interrompono un servizio aziendale primario allora la prospettiva cambia.

Comunque aver definito due parametri ai quali si può rispondere Si, No, delimita le attività da svolgere un quattro categorie:

Importanti e Urgenti
Devono essere immediatamente eseguite

Non Importanti e Non Urgenti
Va beh, se non si fanno pazienza. Qualche volta sono però quelli che danno soddisfazione. Nell'arco di una giornata ci sono sempre dei momenti in cui il proprio ciclo di efficienza si abbassa, perchè non utilizzare quindici minuti dopo la pausa pranzo?
Quello che rimane fuore fa parte dell'eccesso di informazioni che ognuno di noi riceve e che è consigliabile filtrare.

Non importanti e Urgenti
Hai qualcuno a cui farle fare? E' giusto quello che serve per delegare il compito.

Importanti e Non urgenti
Attenzione, tutti gli studi dicono che si tende a trascurare questi impegni. C'è una sola soluzione: pianificare in agenda l'impegno. Pianificare significa stabilire data, ora e durata dell'attività. "lo faccio pomeriggio" non funziona.

Si dice spesso "non lasciamo che siano gli eventi o gli altri a gestire il nostro tempo". Giusto, volete un esempio? I messaggi email. Oggi banda larga e funzioni dei mail-server concorrono a mitragliare nuovi messaggi quasi a getto continuo. La tentazione di leggereli subito è forte. Resistere. Cosa fareste se ogni due minuti qualcuno bussasse alla vostra porta per chidervi qualcosa? Mettereste un bel cartello: "Non disturbare" e dareste un po' di regole per gli appuntamenti.
Un'altra vittima di un cattivo uso del tempo è l'aggiornamento professionale. Anche qui unica soluzione è pianificare. Generalmente io arrivo in ufficio un po' prima dei miei colleghi ed esco un po' dopo. In questi intervalli di tempo, liberi da interruzioni, cerco di far rientrare questa attività.


A proposito dell'uso del tempo, in una prospettiva che comprende anche il lavoro, ma non solo. Vedi il mio post sulla lentezza, qui.