Latenza e Cambiamento

Nei processi di cambiamento (o resistenza al cambiamento) ci sono intervalli di tempo che hanno differente valenza.
Nel grafico (cliccalo per ingrandire) che segue voglio mettere in evidenza due intervalli che ho chiamato tempo di latenza e tempo del cambiamento.
Meglio però partire dall'inizio.
Considero il punto di partenza quello in cui il board avverte la necessità di strutturare i suoi servizi IT. E' il tempo in cui si avverte che non basta un bravo tecnico sistemista o un ottimo programmatore, allora si ingaggia qualcuno che abbia una visuale più ampia, in grado di seguire una strategia.
Per iniziare (1) gli si chiedono risultati veloci, per dare e ricevere un segnale, adeguare gli aspetti carenti che intralciano addirittura lo svolgimento dei processi fondamentali del business.
Coì si arriva al punto (2) critico. Il CIO, che naturalmente guarda oltre (si spera), invece di buttarsi su una soluzione, apre scenari in cui si evidenziano contraddizioni organizzative, e per ogni possibile strada percorribile identifica i rischi del cambiamento, i fattori critici del successo, i costi nascosti nei progetti e così via.
Subentra qui il primo periodo che voglio mettere in evidenza. Il tempo della latenza.
Non è un tempo "stabile" perchè l'indecisione fa perdere parte dei benefici già ottenuti.
Che debba essere reso minimo è evidente perchè, non solo è improduttivo ma è anche recessivo. E più lungo è, più la paura del cambiamento paralizza le decisioni. Più lungo è più si insinuano sfiducie che possono minare la crescita.
Molto dipende dalla "qualità" del rapporto che si è instaurata fra Board e CIO, e qui dentro, naturalmente, ci stanno tutte le possibili sfumature, possibilità, colpe.

Naturalmente siamo ottimisti. La decisione viene presa e segue un intervallo di tempo relativo alla progettualità (3). Anche se non ci sono ancora risultati, si può dire che il declino dell'inerzia viena compensato dalla spinta "ideale" e dalle aspettative.
Quando poi il progetto si avvia, ecco la sorpresa (4). Ci si è sforzati di gestire il cambiamento eppure, nel complesso, si avverte che i benefici sono in calo. Mille difficoltà non previste si frappongono impedendo di sfruttare il sistema sviluppato. E' una fase transitoria, delicata, ma destinata a fare strada al tempo del cambiamento (5), quello che farà cogliere i frutti maturi (6).
La durata di questo intervallo di tempo è molto variabile ed altrettanto variabile la "quantità" di beneficio ottenibile.
Ciò che mi sento di dire è che la pendenza della retta non deve essere troppo accentuata, perchè significherebbe: cambiamento brusco, e neppure troppo piatta perchè vorrebbe dire: illusione di cambiamento.
Naturalmente al termine del ciclo, pronti a ricominciare da capo.

Area del successo

A dirlo sembra facile, meno quando devi rendere conto.

Qualunque cosa tu stia facendo, ci sono tre parametri: tempo, costo, qualità.
Quando mi chiedi qualcosa non pretendere di impormeli tutti.
Due sono tuoi, l'ultimo te lo dico io.

• Se vuoi un progetto in un tempo ed un costo stabilito, ti dirò la qualità(risultato) massima che posso raggiungere.
• Se la qualità e il costo sono i tuoi elementi irrinunciabili, ti saprò dire quanto tempo mi occorre.
• Nel caso in cui l'impresa deve essere realizzata entro un tempo stabilito senza rinunciare ad una qualità che desideri fissare, va bene ma bisognerà accettare un costo conseguente.

Oppure è meglio cambiare approccio e collaborare.
In questo caso si può trovare un mix fra i tre paramentri, quello che nel diagramma corrisponde alla sovrapposizione dei cerchi.
E' l'area del successo.

Per ogni cosa c'è il suo momento

Trovo estremamente antipatico parlare di "gestione del tempo". E' qualcosa che istintivamente mi fa pensare all'alienazione dell'uomo ed a una cinica aridità interiore.

Mi viene subito in mente il proverbio africano: "Voi aveve l'orologio, noi abbiamo il tempo!" Ed è proprio così. Eppure il problema, nell'attività lavorativa di un CIO, così come in quella di chi copre ruoli di coordinamento, esiste ed è da affrontare seriamente.

In verità in tutti i corsi e seminari sull'argomento, la maggior parte delle considerazioni rientrano in una sfera che si potrebbe definire del "buon senso". Nonostante questo focalizzare alcune tecniche può essere utile.

Mauro Lupis'Blog esprime un concetto, in un suo post sull'argomento, che mi sembra possa rappresentare il miglior punto di partenza.

il tempo "è il regalo più bello che riceviamo all'alba di ogni nuovo giorno: 24 ore di vita! E questo bene, sempre più prezioso e sotto una continua e crescente pressione, va difeso, organizzato, pianificato."

Mi piace aggiungere un altro spunto che possa fare da pilastro al parlare sul tempo.

Per ogni cosa c'è il suo momento, il suo tempo per ogni faccenda sotto il cielo.
C'è un tempo per nascere e un tempo per morire,
un tempo per piantare e un tempo per sradicare le piante.
Un tempo per uccidere e un tempo per guarire,
un tempo per demolire e un tempo per costruire.
Un tempo per piangere e un tempo per ridere,
un tempo per gemere e un tempo per ballare.
Un tempo per gettare sassi e un tempo per raccoglierli,
un tempo per abbracciare e un tempo per astenersi dagli abbracci.
Un tempo per cercare e un tempo per perdere,
un tempo per serbare e un tempo per buttar via.
Un tempo per stracciare e un tempo per cucire,
un tempo per tacere e un tempo per parlare.
Un tempo per amare e un tempo per odiare,
un tempo per la guerra e un tempo per la pace.

(Ecclesiaste 3)

Focalizzando le attività lavorative e volendo semplificare al massimo si possono prender in considerazione due parametri:

Importanza e Urgenza.

Sembrano due paroline buttate lì, ma se uno ci riflette, si rende conto che le due cose non coincidono affatto.

Intanto la definizione di importante e urgenza va referenziata correttamente in base al contesto.

"Riparare una stampante è importante?" In assoluto viene da rispondere No. Cos'è una stampante ferma di fronte alla criticità di un Server malfunzionante? Ma se le stampe non emesse interrompono un servizio aziendale primario allora la prospettiva cambia.

Comunque aver definito due parametri ai quali si può rispondere Si, No, delimita le attività da svolgere un quattro categorie:

Importanti e Urgenti
Devono essere immediatamente eseguite

Non Importanti e Non Urgenti
Va beh, se non si fanno pazienza. Qualche volta sono però quelli che danno soddisfazione. Nell'arco di una giornata ci sono sempre dei momenti in cui il proprio ciclo di efficienza si abbassa, perchè non utilizzare quindici minuti dopo la pausa pranzo?
Quello che rimane fuore fa parte dell'eccesso di informazioni che ognuno di noi riceve e che è consigliabile filtrare.

Non importanti e Urgenti
Hai qualcuno a cui farle fare? E' giusto quello che serve per delegare il compito.

Importanti e Non urgenti
Attenzione, tutti gli studi dicono che si tende a trascurare questi impegni. C'è una sola soluzione: pianificare in agenda l'impegno. Pianificare significa stabilire data, ora e durata dell'attività. "lo faccio pomeriggio" non funziona.

Si dice spesso "non lasciamo che siano gli eventi o gli altri a gestire il nostro tempo". Giusto, volete un esempio? I messaggi email. Oggi banda larga e funzioni dei mail-server concorrono a mitragliare nuovi messaggi quasi a getto continuo. La tentazione di leggereli subito è forte. Resistere. Cosa fareste se ogni due minuti qualcuno bussasse alla vostra porta per chidervi qualcosa? Mettereste un bel cartello: "Non disturbare" e dareste un po' di regole per gli appuntamenti.
Un'altra vittima di un cattivo uso del tempo è l'aggiornamento professionale. Anche qui unica soluzione è pianificare. Generalmente io arrivo in ufficio un po' prima dei miei colleghi ed esco un po' dopo. In questi intervalli di tempo, liberi da interruzioni, cerco di far rientrare questa attività.


A proposito dell'uso del tempo, in una prospettiva che comprende anche il lavoro, ma non solo. Vedi il mio post sulla lentezza, qui.