Pandemia - Piano aziendale di crisi

Nelle aziende c'è paura della pandemia! Come affrontare una possibile crisi?
Riorganizzare un modello lavorativo sostitutivo attraverso il "remote working" può essere uno strumento per alleggerire gli impatti.
Conviene attrezzarsi in anticipo evitando la tentazione di snobbare il problema perchè intanto in qualche modo ci si arrangia.
In realtà buona parte dei manager utilizza normalmente laptop ed è abituata a gestire email e progetti anche da casa e in vacanza, quindi la loro capacità direttiva non dovrebbe subire forti contraccolpi.
Diversa è la situazione per chi opera in linea. La pandemia potrebbe avere seri impatti sulla produttività. E' necessario individuare le funzioni prioritarie in caso di riduzione dello staff.

Senza la pretesa di fornire un piano completo ecco alcune linee guida:

• Verificare quali applicativi possono essere usati da remoto tramite Web e con quali limitazioni.
• Modificare le configurazioni di rete se necessario.
  

• Identificare le possibili soluzioni considerando hardware e il software disponibili e un uso.
  
  
• Preparare l'elenco degli impiegati e assegnare la soluzione più indicata
  
• Preparare un elenco delle cose da fare/chi/quando.
  
• Attuare il piano nei tempi prefissati.
  

Mi spiego meglio con un esempio:

SOLUZIONE	LAPTOP	CONNECT CARD	ADSL PRIVATA IN CASA	pc PRIVATO IN CASA	DA FARE
A	X	X	-	-	Pronto
B	X	-	-	-	Fornire Connect card
C	X	-	X	-	Pronto
D	-	-	-	-	Fornire pc e connect card
E	-	-	-	X	package di installazione

e via di seguito altre possibili combinazioni.

Elenco impiegati:

Nome	Posizione	Tipo Computer	Connect Card	Soluzione da applicare
ROSSI	CONTABILITA'	DESKTOP	NO	D
BIANCHI	VENDITE	LAPTOP	NO	B
VERDI	VENDITE	LAPTOP	SI	A
NERI	LOGISTICA	LAPTOP	NO	C

...... e cosi via

Si arriva così ad identificare eventuali figure non sostituibili, l'hardware da avere disponibile e si è in grado di valutare eventuali ulteriori misure come il coinvolgimento altre sedi, outsourcer ecc.


Il passo successivo è organizzare per tempo le cose da fare (cosa/chi/quando)

COSA	CHI	QUANDO
consegnare a casa la dotazione hardware
Istruire personale
Verificare disponibilità personale
Valutare implicazioni sindacali
Stabilire il numero di postazioni che si vogliono comunque operanti
Acquisire ulteriore HW(connect card, PC, monitor)
Configurare PC per eventuale consegna a casa in maniera adeguata

Ricordarsi che anche l'amministratore di rete e il suo vice possono ammalarsi contemporaneamente

Il messaggio è: meglio non improvvisare.

Non tutta la burocrazia viene per nuocere

Il D.Lgs.196/2003 sulla Gestione della privacy ha aggiunto uteriori impegni all'agenda del CIO, a causa della necessità di preparare un DPS, cioè un Documento Programmatico sulla Sicurezza, in altre parole un Piano annuale che fotografa la situazione delle basi-dati che contengono informazioni personali, sensibili e giuridiche, che identifica tutti i 'trattamenti' possibili e permette di elaborare una valutazione dei rischi.

Un lavoro che coinvolge anche i reparti amministrativi e di gestione del personale, ma che di fatto, in aziende medio-piccole, almeno nella fase di progettazione e sviluppo, cade spesso sulle spalle del CIO. Per me è stato così.
Quest'anno però la consueta revisione, che poi si trasforma sempre in un miglioramento continuo, mi ha lasciato qualche soddisfazione. Mi riferisco al fatto che la consuntivazione degli eventi significativi e delle misure adottate durante l'anno mi ha spinto verso una visuale diversa rispetto a quella periodica del 'budget' economico da rispettare.
Ho rilevato tre/quattro eventi sensibili alla protezione dei dati e ho potuto apprezzare i correttivi che avevo deciso in corso d'anno, che oggettivamente hanno diminuito il rischio di perdita accidentale dei dati.

- Il primo è un non-evento, nel senso che l'anno precedente erano stati raddoppiati i motori del climatizzatore dell'aria nel data center. Durante il Luglio scorso, un grave guasto (al sabato pomeriggio naturalmente) all'impianto non ha provocato alcun problema ai server e ai dispositivi. La temperatura si è innalzata di poco più di un grado. Evitati costi per l'emergenza, straodinari, fermi macchina per surriscaldamento.
- Un'altro evento, dovuto a un bug nella procedura di copia in un database di posta locale (stavolta con parziale perdita di dati) ha determinato invece una revisione della procedura che da allora è in grado di segnalare salvataggi andati a buon fine solo apparentemente. Inoltre l'evento ha determinato una nuova valutazione delle politiche adottate sui singoli utenti e un aggiornamento della capacità di back-up del sistema.
- Infine, un'allarmante realtà è stata la crescita vertiginosa degli spam. Il motore del programma che utilizzavo, non era più in grado di soddisfare le esigenze e provocava rallentamenti e perdita di messaggi nelle code in entrata. L'installazione di un 'appliance' dedicato e configurato secondo necessità, ha azzerato il problema e oggi leggo con relativa tranquillità gli articoli sull'incremento esponenziale di questi messaggi indesiderati.

revisione ICT: piano di implementazione

Su chi posso contare per realizzare il progetto? Con quali conoscenze ho a che fare? E quindi, quali gap formativi vanno superati per avere risultati di produttività coerenti con i tempi del progetto?
Queste sono alcune delle domande a cui occorre rispondere.
Naturalmente un piano deve essere dettagliato con tempi, risorse, flusso e costi. I software di project management sono in generale sufficienti a coprire queste esigenze.

I buoni propositi di un CIO, per l'anno 2007

I consigli vengono da Gartner e sono diretti ai responsabili dei sistemi informativi.

Il primo di questi consigli appare un po' buffo, perchè presuppone un rapporto azienda-dipendente molto maturo . Infatti l'elenco comincia con la predisposizione

di un piano di successione per la prossima leadership IT.

Insomma sta dicendo, "Cari CIO, state invecchiando, avete cominciato a lavorare quando l'informatica richiedeva attitudini e conoscenze ora obsolete, non siete prorio all'altezza di quanto richiede oggi il mercato. Facciamo così, individuate, un possibile successore che abbia 40-45 anni, fatelo crescere, formatelo, meglio se donna, meglio se conosce il business e sappia gestire i "cambiamenti", e poi (questo non lo dice ma sembra la logica conseguenza) mettetevi da parte.

Io veramente, a me stesso e agli altri CIO, direi:
"Non tirare i remi in barca, dieci, otto anni di lavoro prima della pensione, sono tanti. Se sei lì è perchè, hai saputo rinnovare le tue conoscenze e competenze almeno due volte, da quando sei uscito, forte di grandi speranze dai corsi scolastici. Non ti sei mai tirato indietro, quando si è trattato di aggiornarti, di approfondire, di ascoltare, di autovalutarti.
L'informatica è di fronte a una nuova svolta? Bene, tu sei lì, pronto, con pazienza e lucidità, la tua esperienza vale oggi più di ieri. C'è bisogno di te

Comunque, tratte da Computerworld-online, ecco i suggerimenti:

Cose da iniziare a fare

1) Creare un piano di successione per la prossima leadership IT.

2) Tenere traccia e migliorare la sostenibilità ambientale dell'IT, sul piano dell'efficienza elettrica, del riclicaggio, la gestione del ciclo di vita degli apparati, la scelta dei fornitori, e riducendo i viaggi.

3) Identificare e offrire incentivi ai veri innovatori, proprio perché occorreranno nuove idee per innovare e far crescere il business attraverso l'IT saranno determinanti doti come la creatività e la determinazione a superare l'inerzia aziendale.

Cose da fare di più

4) Aiutare le risorse umane a diventare strategiche: gli strumenti socio-tecnologici come le sociale network, la collaborazione, il lavoro remoto e il web 2.0 fanno aumentare l'interazione e la creazione di valore da parte delle persone.

5) Migliorare l'esperienza di business stando al front-office: tutte le persone dello staff IT dovrebbero lavorare almeno una settimana all'anno in una posizione che consenta di venire a stretto contatto con la realtà del business dell'azienda.

6) Ristabilire la visibilità della spesa in tecnologia dell'azienda.

Cose da smettere di fare

7) Restituire i risparmi ottenuti con le efficienze di costo: nel lungo periodo la strategia di ridurre i costi IT danneggia la crescita e conduce a investimenti insufficienti nelle infrastrutture. E comunque i risparmi ottenuti vanno utilizzati per investire in IT.

8) Trattare l'IT governance come se fosse una procedura.

9) Farsi ossessionare dai dettagli tecnologici, come per esempio tutto il rumore intorno a Microsoft Vista: distrae tempo, attenzione ed energie da questioni più importanti.

Una cosa da imparare

10) Impadronirsi delle nuove tecnologie che guidano i trend: in particolare la stampa 3D, i tool di analisi delle informazioni sociali, i più recenti linguaggi di programmazione di alto livello e le comunità virtuali.